FAC SIMILE MANUALE DELLE PROCEDURE  DI CONTROLLO QUALITA’ PER IL SINDACO UNICO

FAC SIMILE MANUALE DELLE PROCEDURE  DI CONTROLLO QUALITA’ PER IL SINDACO UNICO

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MANUALE DELLE PROCEDURE  DI CONTROLLO QUALITA’ PER IL SINDACO UNICO
DELLA SOCIETA’ ............................. SRL

1. Premessa
Il suddetto manuale di qualità è stato predisposto secondo le indicazioni contenute nel Principio internazionale sul controllo della qualità ISQC Italia 1 “Controllo della qualità per i soggetti abilitati che svolgono revisioni contabili complete e limitate del bilancio, nonché altri incarichi finalizzati a fornire un livello di attendibilità ad un’informazione e servizi connessi” nonché secondo le indicazioni del Consiglio Nazionale dei Dottori commercialisti e degli Esperti Contabili contenute nel codice deontologico (elaborato in data 17/12/2015 e successivamente aggiornato in data 16/011/2019) e nel documento “Approccio Metodologico alla Revisione Legale affidata al Collegio Sindacale nelle imprese di Minori Dimensioni”.

Il presente manuale di controllo della qualità è volto a fornire la ragionevole sicurezza che i comportamenti del sindaco unico e il suo personale, per l’effettuazione delle attività di vigilanza e di controllo contabile della società …....... SRL, siano conformi ai principi professionali e alle disposizioni di legge e regolamentari applicabili e che le relazioni emesse siano appropriate alle circostanze.
Ai fini dell’incarico di sindaco unico della società …........... SRL si attesta che il team di revisione debba:
adottare un comportamento eticamente corretto e considerare la qualità del lavoro di revisione svolto quale priorità fondamentale, nel presupposto che valutazioni di tipo commerciale non dovrebbero prevalere sulla qualità del servizio reso;
rispettare i principi in materia di etica e di indipendenza applicabili;
comprendere le proprie responsabilità nell’identificare, comunicare e documentare le minacce all’indipendenza e le procedure da seguire per fronteggiare e gestire i rischi identificati;
evitare le circostanze in cui l’indipendenza può essere (o può sembrare) compromessa;
mantenere il necessario aggiornamento professionale in merito ad evoluzioni riguardanti: la normativa professionale; il quadro normativo sull’informazione finanziaria applicabile ed i principi di revisione; le prassi contabili relative all’informativa finanziaria; il controllo della qualità; gli sviluppi specifici attinenti il cliente ed il settore di appartenenza;
assistersi vicendevolmente, ove richiesto e necessario, al fine di acquisire maggiori competenze, condividere conoscenze ed esperienze e migliorare la qualità del servizio prestato al cliente;
rispettare le procedure in materia di etica, riservatezza del cliente e privacy;
rispettare le procedure previste per la conservazione delle carte di lavoro e l’informativa inerente l’incarico;
rilevare tempestivamente eventuali violazioni significative del sistema di controllo della qualità;
documentare e rilevare tutte le consultazioni, le discussioni, le valutazioni, le risoluzioni e le conclusioni significative sulla gestione delle minacce all’indipendenza, sulle questioni complesse o controverse, sulle divergenze di opinione e sui conflitti di interessi;
rispettare le altre eventuali direttive generali adottate nell’ambito del suo sistema di controllo della qualità.
Tutti i soggetti coinvolti nel processo di revisione della società …......... SRL hanno preso visione e sottoscritto l’attestazione:
alle direttive generali relative all’etica professionale ed al controllo della qualità (Allegato A);
alla riservatezza delle informazioni acquisite nel corso dell’incarico (Allegato B).

2. Principi etici applicabili
Per ciascun anno di incarico il sindaco unico , attesta il requisito di indipendenza

3. Accettazione e mantenimento dei rapporti con il cliente
3.1. Accettazione dell’incarico
L’accettazione del presente incarico di revisione è stata preceduta da un esame preliminare volta a verificare:
i rischi associati al potenziale cliente;
la presenza di condizioni indispensabili per poter svolgere il lavoro nel rispetto dei principi di revisione, della legge e dei regolamenti:
interne all’organizzazione del sindaco unico
della Direzione Aziendale.

3.2. Mantenimento dell’incarico
Nel corso dell’incarico della società …....... SRL verrà effettuato un esame documentato sul mantenimento dell’incarico.

3.3. Recesso dall’incarico
Nel valutare se recedere da un incarico o dal rapporto con un cliente, si osserva il seguente procedimento:
Il sindaco unicosi impegna a incontrare la direzione o i responsabili delle attività di governance del cliente per discutere le azioni che possono essere intraprese, in base ai fatti e alle circostanze pertinenti;
se il recesso è considerato appropriato, il sindaco unico documenta gli aspetti significativi che lo hanno indotto al recesso, inclusi i risultati di eventuali consultazioni, le conclusioni raggiunte e gli elementi alla base di tali conclusioni. Il sindaco unico valuta, inoltre, se sussiste un obbligo professionale, legale o regolamentare, di comunicare il recesso alle autorità competenti;
qualora vi sia una disposizione professionale, legale o regolamentare che obblighi il sindaco unico a mantenere l’incarico, se ne dovrebbero documentare le motivazioni, tenendo conto anche del parere fornito dal legale.

4. Svolgimento dell’incarico
4.1. Uniformità della qualità nell’incarico
Per facilitare lo svolgimento degli incarichi in conformità ai principi professionali e alle disposizioni di legge e regolamentari, è stato utilizzato per la formalizzazione dei documenti probativi il software SINDACI E REVISORI del SOLE24ore, le carte di lavoro elaborate sull’esperienza del revisore ed ogni altro mezzo, sulla base delle disposizioni dei principi di revisione internazionali Isa Italia nonché delle carte di lavoro emanate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili. Le carte di lavoro utilizzate sono sempre aggiornate secondo quanto necessario per riflettere eventuali modifiche nei principi professionali.
Tali modelli aiutano il sindaco unico ed il personale professionale a esercitare il proprio spirito critico nell’analizzare l’impresa, nell’individuare i rischi che possono causare errori nel bilancio e ad assumere un atteggiamento di scetticismo professionale nello svolgimento della propria attività. Pertanto, le carte di lavoro adottate non devono essere intese come schemi rigidi suscettibili di utilizzazione acritica. È, quindi, necessario che il sindaco unico ed il personale professionale procedano, in relazione alle proprie esigenze, all’ampliamento mirato, alla riduzione o al raggruppamento delle stesse.

4.2. Responsabilità per la supervisione
Nel corso dell’incarico assegnato il sindaco unico incaricato assume le decisioni su tutte le questioni fondamentali inerenti lo svolgimento della revisione legale accettando la responsabilità di essere portatore e promotore di una cultura interna orientata alla qualità e di fornire e mantenere il presente manuale e tutti gli altri supporti pratici e le indicazioni necessarie a svolgere un incarico di qualità.
Il sindaco unico in qualità di responsabile dell’incarico si assume la responsabilità dell’adeguatezza e della tempestività sulla supervisione del lavoro svolto in merito a:
l’avanzamento del lavoro;
la competenza e le capacità dei singoli membri del team di revisione in base alle modalità di utilizzo del tempo che hanno a disposizione, alla comprensione delle istruzioni ed allo svolgimento del lavoro rispetto alle indicazioni di pianificazione ricevute;
l’identificazione e la valutazione degli aspetti significativi emersi dal lavoro svolto nonché i possibili effetti sul giudizio professionale da emettere;
la necessità di apportare cambiamenti alla pianificazione preliminare e/o finale del lavoro;
l’identificazione di eventuali argomenti significativi da sottoporre a consultazione e/o all’attenzione dei membri più esperti del team di revisione.

4.3. Responsabilità del riesame del lavoro
Le responsabilità del riesame del lavoro1 è del sindaco unico che deve valutare se il team dell’incarico:
ha utilizzato (modificandoli secondo quanto appropriato) i modelli standard adottati dal sindaco unico per la predisposizione delle carte di lavoro, la documentazione e la corrispondenza;
ha seguito le direttive professionali e del sindaco unico in materia di etica e si è allineato ad esse;
ha svolto il proprio lavoro secondo i principi professionali e quelli del sindaco unico con diligenza ed attenzione;
ha documentato il proprio lavoro, le proprie analisi, consultazioni e conclusioni in modo sufficiente e appropriato;
ha completato il proprio lavoro con obiettività e con l’indipendenza appropriata, in modo tempestivo ed efficiente e ha documentato il lavoro in modo organizzato, sistematico, completo e leggibile;
si è assicurato che tutte le carte di lavoro, i documenti e i memoranda siano siglati, contengano i riferimenti incrociati appropriati, siano datati, con una consultazione appropriata sugli aspetti complessi o controversi;
si è assicurato che le comunicazioni, le attestazioni, le verifiche e le responsabilità del cliente siano chiaramente definite e documentate;
si è assicurato che gli elementi probativi acquisiti sono sufficienti e appropriati per supportare la relazione di revisione.

4.4. Consultazione
All’interno dell’incarico, il responsabile della revisione incoraggia la consultazione con professionisti esterni al fine di fornire un parere competente ed indipendente su specifiche problematiche o circostanze complesse e controverse.
La dichiarazione ed il risultato della consultazione (Allegato C) vengono archiviate all’interno delle carte di lavoro.

4.5. Divergenze di opinione
Il sindaco unico e il personale ausiliario, esperto, collaboratore o dipendente (coinvolto nel processo) devono mantenere per tutta la durata dell’incarico l’obiettività, l’accuratezza e la razionalità nel contribuire, agevolare o giungere a una soluzione tempestiva e pacifica di eventuali dispute o divergenze di opinione.
Le controversie o le divergenze di opinione devono essere documentate appropriatamente.
In tutti i casi, la relazione relativa all’incarico non viene datata fino a quando la questione non è risolta.

5. Monitoraggio
Il sindaco unico è responsabile del processo di (auto)monitoraggio delle proprie direttive e procedure di controllo della qualità.
Inoltre il sindaco unico, nella sua funzione di responsabile del monitoraggio, ha sempre presente la necessità di sottoporre a (auto)ispezione il sistema di controllo della qualità per mantenere l’efficacia alla luce dei recenti sviluppi e di verificare periodicamente i controlli mediante un monitoraggio formale a livello di documentazione dell’incarico della società ….............. SRL per assicurare che funzionino efficacemente e non siano deliberatamente elusi o applicati con minor rigore del dovuto.

Il sindaco unico ha concordato di pianificare l’ispezione sull’applicazione delle direttive imposte su sé stesso e sul team di revisione per l’incarico nella società ............................. SRL di almeno ogni anno / due anni / tre anni.
Tale monitoraggio tiene in considerazione la natura e l’ampiezza dei poteri conferiti al personale professionale, nonché la natura e la complessità della sua attività professionale e gli specifici rischi associati alla società ............................. SRL.
Il sindaco unico documenta appropriatamente le ispezioni. Tale documentazione include:
l’identificazione di eventuali carenze, delle ragioni per le quali si sono verificate, del loro effetto e se sia necessario intraprendere ulteriori azioni, fornendone i dettagli;
il riepilogo dei risultati e delle conclusioni raggiunte, con le raccomandazioni sulle azioni correttive o sulle modifiche necessarie.

6. Documentazione
6.1. Documentazione delle direttive e delle procedure del sindaco unico
Il sindaco unicomantiene direttive e procedure che specificano il livello e l’estensione della documentazione della revisione legale necessaria in tutti gli incarichi e in generale per l’utilizzo da parte del professionista stesso.
La documentazione dell’incarico include:
checklist o memorandum per la pianificazione dell’incarico;
le problematiche identificate riguardanti i principi etici (inclusa la dimostrazione della conformità);
la conformità ai requisiti sull’indipendenza e la documentazione di eventuali discussioni su tali questioni;
le conclusioni raggiunte riguardo all’accettazione e al mantenimento dei rapporti con il cliente;
le procedure svolte per identificare e valutare i rischi di errori significativi dovuti a frode o a comportamenti o eventi non intenzionali a livello di bilancio e a livello di asserzioni;
la natura, la tempistica e l’estensione delle procedure svolte in risposta ai rischi identificati e valutati inclusi i risultati e le conclusioni;
la natura, l’ampiezza e le conclusioni raggiunte in seguito alle consultazioni;
tutte le comunicazioni effettuate e ricevute;
la conferma che non esistono questioni irrisolte che indurrebbero il responsabile del riesame a ritenere che i giudizi significativi espressi e le conclusioni raggiunte non siano appropriati;
la conclusione che sono stati raccolti e valutati elementi probativi sufficienti e appropriati, a supporto della relazione da emettere;
la chiusura della documentazione, inclusa la necessaria approvazione.
La raccolta della documentazione dell’incarico nella versione finale è completata entro 60 giorni dopo la data della relazione di revisione.

6.2. Documentazione dell’incarico: accesso e conservazione
La documentazione dell’incarico è conservata per 10 anni dalla data della relazione di revisione, come stabilito dall’art. 10-quater del D.Lgs. 39/2010
La documentazione dell’incarico è custodita in modo da preservarne la riservatezza, l’integrità, l’accessibilità e la recuperabilità
Tutte le carte di lavoro, le relazioni e gli altri documenti predisposti dal sindaco unico, inclusi i fogli di lavoro predisposti dal cliente, sono riservati e protetti da accessi non autorizzati.
Le carte di lavoro non sono rese disponibili a terzi a meno che:
il cliente abbia fornito autorizzazione scritta;
vi sia un obbligo di natura professionale;
sia richiesto in un procedimento legale o giudiziario;
sia previsto da leggi o regolamenti.
Qualora vi sia una richiesta di riesame della documentazione da parte di un potenziale acquirente, investitore o finanziatore, viene acquisita una lettera di autorizzazione del cliente e compilata una lettera di manleva.
Nel caso di una controversia reale o potenziale, o di procedimenti regolamentari o amministrativi, le carte di lavoro non devono essere fornite senza il consenso del consulente legale del sindaco unico.